Datenschutzerklärung

Stand: 13. September 2026  ·  agents4hire.de

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

Agents4Hire

E-Mail: info@agents4hire.de
Vollständige Angaben im Impressum.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; eine Bestellpflicht nach § 38 BDSG besteht für uns derzeit nicht.

2. Welche Daten wir erheben

Wir erheben und verarbeiten folgende personenbezogene Daten:

• Registrierungsdaten: Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort
• Nutzungsdaten: Chat-Nachrichten, gespeicherte Agenten-Konfigurationen, Gedächtnis-/Feedback-Einträge, hochgeladene Dokumente und daraus erzeugte Wissens-Chunks (RAG-Index), Notizen, Zeichnungen der Zeichenfläche, geteilte Räume und Mitgliedschaften
• Meeting-Daten: bei aktiver Aufnahme – Audio-Chunks, daraus erzeugte Transkripte, Zusammenfassungen und Aktionspunkte
• Workflow-Daten: hochgeladene Quelldateien, definierte Workflow-Schritte, Lauf-Ergebnisse
• Rechnungs- und Zahlungsdaten: Rechnungsanschrift, ggf. Umsatzsteuer-ID und Rechnungsbeträge (siehe Abschnitt 5)
• Benachrichtigungsdaten: bei erlaubten Push-Benachrichtigungen die Push-Adresse deines Geräts und die zugehörigen Schlüssel
• Erzeugte Inhalte: von dir angeforderte Bilder, Dokumente und Auswertungen
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Typ, Zugriffszeiten (Server-Logs, max. 7 Tage), bei selbst ausgelösten Bug-Reports zusätzlich ein optionaler Screenshot und ein kurzer Aktions-Verlauf der letzten Sekunden

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten deine Daten ausschließlich für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Betrieb der Agents4Hire-Plattform inkl. Desktop-Operator
• Authentifizierung und Kontoverwaltung
• Vertragsabwicklung und Zahlungsabwicklung
• Personalisierung der KI-Agenten (Gedächtnis, Feedback, Wissensdatenbank, Workflow-Builder)
• Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung von Meetings (sofern vom Nutzer gestartet)
• Technischer Support, Fehlerbehebung, Bug-Tracking

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

4. KI-Verarbeitung (EU-Infrastruktur)

Unsere Plattform-Infrastruktur (Datenbank, App-Server, Embeddings, Spracherkennung) läuft auf eigenen Servern bei IONOS SE (Montabaur, Deutschland; AVV gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen). Es findet keinerlei Übermittlung von Inhalten an US-Sprachmodell-Anbieter (z. B. OpenAI, Anthropic, Google Gemini) statt. Die folgenden Komponenten verarbeiten deine Daten:

• Sprachmodell (IONOS AI Model Hub): Für sämtliche Sprachmodell-Aufgaben – Operator-Antworten, Agenten-Chat, Workflow-Builder, Gedächtnis-Extraktion, Meeting-Zusammenfassungen, RAG-Verifikation – nutzen wir den IONOS AI Model Hub von IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland). Die Verarbeitung erfolgt im Rechenzentrum Berlin-Tegel (Deutschland). Mit IONOS SE ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. IONOS verwendet deine Inhalte nicht für das Training von Modellen. Es handelt sich um ein Open-Source-Modell (GPT-OSS 120B); kein Drittlandtransfer.
• Spracherkennung „Whisper": Audio-Aufnahmen aus dem Meeting-Recorder werden über einen lokal betriebenen Whisper-Dienst auf unserem IONOS-Server transkribiert. Eine Zuordnung der Wortbeiträge zu einzelnen Sprechern (Diarisierung) findet nicht statt. Die Audiodaten verlassen unsere Server nicht.
• Embedding- und Reranker-Modelle: Hochgeladene Dokumente und Notizen werden lokal in numerische Vektoren umgewandelt und in einer SQLite-Datenbank auf demselben Server gespeichert (RAG-Index). Die Relevanz-Sortierung erfolgt durch ein ebenfalls lokal betriebenes Reranker-Modell. Diese Verarbeitungen verlassen den Server nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5. Zahlungsabwicklung (Rechnung)

Wir setzen keinen Zahlungsdienstleister ein. Abgerechnet wird auf Rechnung; die Zahlung erfolgt per Überweisung.

Für die Rechnungsstellung verarbeiten wir deine Rechnungsanschrift, gegebenenfalls deine Umsatzsteuer-ID und die abgerechneten Beträge. Bankdaten erhalten wir nur insoweit, als sie aus deiner Überweisung auf unserem Kontoauszug erscheinen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

Rechnungen versenden wir von rechnung@agents4hire.de; an diese Adresse kannst du dich auch mit Fragen zu Rechnungen und Zahlungen wenden. Das Postfach wird bei unserem E-Mail-Dienstleister in der EU betrieben (siehe Abschnitt zu den eingesetzten Dienstleistern).

6. Meeting-Aufzeichnung

Wenn du die Meeting-Funktion startest, nimmt dein Browser oder die Desktop-App Audio-Chunks auf und überträgt sie an unseren Server. Dort werden sie zwischengespeichert (.tmp/meetings/<userId>/<meetingId>/), per lokal betriebenem Whisper transkribiert (ohne Zuordnung zu einzelnen Sprechern) und anschließend durch den IONOS AI Model Hub (IONOS SE, Montabaur, Deutschland; AVV abgeschlossen) in eine strukturierte Zusammenfassung (Titel, Entscheidungen, Aktionspunkte, offene Fragen) überführt. Die fertige Zusammenfassung wird als Notiz in deinem Konto gespeichert.

Die Audio-Aufnahme und Transkription verbleiben auf unserem Server. Das Transkript wird zur Zusammenfassung an den IONOS AI Model Hub übermittelt (kein US-Anbieter, kein Modelltraining auf Nutzerdaten, Verarbeitung in Deutschland). Du bist für die Einholung der Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer selbst verantwortlich.

7. E-Mail-Versand (Hostinger)

Für den Versand von System-E-Mails (Verifizierung, Passwort-Reset, Benachrichtigungen, Reports) nutzen wir den SMTP-Dienst von Hostinger International Ltd. (Kaunas, Litauen). Dabei werden deine E-Mail-Adresse und der Nachrichteninhalt an die SMTP-Server von Hostinger übermittelt.

Hostinger verarbeitet die Daten gemäß ihrer Datenschutzrichtlinie. Verarbeitung innerhalb der EU.

8. Microsoft 365 / Outlook (optional)

Wenn du die optionale Microsoft-365-Anbindung aktivierst, autorisierst du über die Microsoft Graph API (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irland, mit Weiterverarbeitung durch die Microsoft Corporation, Redmond, USA) einen ausschließlich lesenden Zugriff auf deine E-Mails. Auf deine Dateien in OneDrive oder SharePoint greifen wir nicht zu; das entsprechende Recht fordern wir seit dem 20.09.2026 nicht mehr an. Auch Schreib- oder Senderechte fordern wir bewusst nicht an: Nachrichten werden über diese Anbindung weder verändert noch verschickt. Entwürfe, die der Agent für dich schreibt, legt er — sofern du ein Postfach verknüpft hast — über IMAP in deinem Entwurfsordner ab; abgeschickt wird nichts ohne dich. Der Zugriff erfolgt über OAuth 2.0 mit deiner expliziten Einwilligung und kann jederzeit in deinen Kontoeinstellungen widerrufen werden.

Microsoft verarbeitet die Daten gemäß seiner Datenschutzrichtlinie. Soweit dabei Daten in die USA gelangen, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Microsoft zertifiziert ist, ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

9. E-Mail-Konten (IMAP/SMTP, optional)

Wenn du in den Agenten-Einstellungen ein eigenes E-Mail-Konto hinterlegst (IMAP zum Lesen, SMTP zum Senden), werden die Zugangsdaten verschlüsselt in unserer Datenbank gespeichert. Der Verbindungsaufbau erfolgt direkt von unserem Server zu deinem E-Mail-Anbieter; wir reichen keine Inhalte an Dritte weiter. Du kannst die Verknüpfung jederzeit in den Einstellungen entfernen.

10. Spracheingabe (Diktat)

Wenn du etwas diktierst, überträgt dein Browser bzw. die Desktop-App die Aufnahme an unseren Server. Dort wandelt eine lokal betriebene Spracherkennung sie in Text um. Die Aufnahme wird dabei nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht gespeichert; dauerhaft entsteht ausschließlich der erkannte Text, den du in der Eingabe siehst und selbst weiterverwendest.

Es ist kein externer Diktier- oder Cloud-Dienst beteiligt; die Aufnahme verlässt unseren Server nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung der von dir angeforderten Funktion).

11. Sprachausgabe (Vorlesen)

Lässt du dir Texte vorlesen, wird die Sprache von einem auf unserem Server betriebenen Dienst erzeugt. Der Text verlässt unseren Server dabei nicht; es ist kein externer Sprachdienst beteiligt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Erzeugung von Bildern

Wenn du ein Bild erzeugen lässt, wird deine Bildbeschreibung an die Bild-Schnittstelle der IONOS SE (Montabaur, Deutschland) übermittelt und dort verarbeitet. Ein Drittlandtransfer findet nicht statt; die Inhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet.

Erzeugte Bilder tragen ein sichtbares Wasserzeichen und eine maschinenlesbare Herkunftsangabe im Bild (C2PA) — das ist die Kennzeichnung künstlich erzeugter Inhalte nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

13. Internet-Recherche

Rechercheanfragen laufen über eine von uns selbst betriebene Suchoberfläche auf unserem Server, die die Anfrage an öffentliche Suchdienste weiterreicht und deren Treffer zusammenführt. Übermittelt wird dabei ausschließlich der Suchbegriff, nicht deine IP-Adresse und nicht deine Kontodaten. Die abgefragten Suchdienste können ihren Sitz außerhalb der EU haben; da unser Server als Zwischenstelle auftritt, entsteht dabei kein Bezug zu deiner Person. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Benachrichtigungen auf Mobilgeräten (optional)

Wenn du Push-Benachrichtigungen in der App oder im Browser erlaubst, hinterlegen wir die von deinem Gerät erzeugte Push-Adresse und die zugehörigen Schlüssel in unserer Datenbank. Für die Zustellung übermitteln wir Benachrichtigungstext und Gerätekennung an den Push-Dienst deines Browser- bzw. Geräteherstellers (z. B. Google, Mozilla oder Apple); dieser kann seinen Sitz außerhalb der EU haben. Wir verwenden den offenen Web-Push-Standard (VAPID), keinen kostenpflichtigen Zwischenanbieter.

Du kannst die Benachrichtigungen jederzeit in den Einstellungen deines Geräts oder deines Kontos abschalten; die hinterlegte Push-Adresse wird dann gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

15. Bildschirmaufnahmen und Prozessaufzeichnung (optional)

Du kannst einzelne Bildschirmaufnahmen (Screenshots) selbst auslösen, um sie in deine Wissensdatenbank aufzunehmen oder einen Fehler zu melden. Aus dem Bild wird auf unserem Server per Texterkennung der enthaltene Text gewonnen; eine automatische Bildauswertung findet nicht statt. Es wird nichts im Hintergrund und nichts ohne deine Auslösung aufgezeichnet.

Bedenke, dass ein Bildschirmfoto auch Daten anderer Personen enthalten kann — für deren Aufnahme in die Wissensdatenbank bist du verantwortlich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

16. Avatar-Videos und Stimmen (nur nach ausdrücklicher Aktivierung)

Für Sonderfunktionen — die Erzeugung von Videos mit sprechendem Avatar und die Synchronisierung individueller Stimmen — setzen wir Dienste aus den USA ein (HeyGen Inc. bzw. ElevenLabs Inc.). Diese Funktionen sind im Auslieferungszustand abgeschaltet und werden nur genutzt, wenn du sie ausdrücklich aktivierst. Übermittelt werden der zu sprechende Text sowie — bei individuellem Avatar oder individueller Stimme — die von dir bereitgestellten Bild-, Video- oder Tonaufnahmen.

Werden Aufnahmen einer real existierenden Person verwendet, verarbeitet der jeweilige Anbieter biometrische Merkmale (Art. 9 DSGVO); dafür ist die ausdrückliche Einwilligung der abgebildeten bzw. sprechenden Person erforderlich. Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

17. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profilbildung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die KI erstellt Vorschläge und Entwürfe; die Entscheidung triffst du.

18. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden keine Tracking-Cookies und kein Analytics. Der Login-Token wird im localStorage deines Browsers (bzw. der Desktop-App) gespeichert und dient ausschließlich der Authentifizierung. Im Browser werden zusätzlich kurzlebige Einstellungs-Schlüssel (z. B. zuletzt geöffneter Raum, Notiz-Scope) im localStorage abgelegt.

19. Erfolgsmessung unserer Werbeanzeigen (Google Ads Conversion-Import)

Wenn du über eine Google-Anzeige auf unsere Pilotprojekt-Seite gelangst, enthält die Adresszeile eine von Google vergebene Klick-Kennung (gclid). Sendest du unser Bewerbungsformular ab, speichern wir diese Kennung zusammen mit deiner Anfrage, um den Erfolg unserer Anzeigen zu messen. Dazu übermitteln wir ausschließlich die Klick-Kennung sowie Zeitpunkt und Art des Abschlusses an Google Ireland Ltd. — keine Namen, keine Kontaktdaten, keine Inhalte deiner Anfrage. Es werden dafür keine Cookies gesetzt und keine Google-Skripte auf unserer Website geladen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung unserer Werbung). Du kannst dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen: info@agents4hire.de.

20. Geteilte Räume und Magic-Link-Einladungen

Du kannst in der Plattform Operator-Räume anlegen, um Notizen, Meetings und Wissensquellen mit anderen Nutzern zu teilen. Über Magic-Link-Einladungen können auch Externe eingeladen werden. Inhalte, die du in einen Raum verschiebst, sind ab diesem Zeitpunkt für alle Mitglieder des Raums sichtbar; sie fließen jedoch nicht in den persönlichen RAG-Index anderer Mitglieder. Als Eigentümer eines Raums kannst du Mitglieder und Einladungen jederzeit entfernen.

21. Speicherdauer

• Kontodaten: solange das Konto aktiv ist, danach auf Anfrage löschbar
• Chat-Nachrichten, Notizen, Zeichnungen, Agenten- und Wissensdaten: solange das Konto aktiv ist; bei Kontolöschung werden sie mitgelöscht. In verschlüsselten Sicherungskopien können sie bis zu 90 Tage nachwirken, bis die Sicherung planmäßig überschrieben wird
• Meeting-Audios: werden unmittelbar nach der Erstellung des Protokolls gelöscht, spätestens nach 24 Stunden. Transkript und Zusammenfassung bleiben als Notiz in deinem Konto, bis du sie löschst
• Server- und Zugriffsprotokolle: maximal 7 Tage, dann automatisch gelöscht
• Bug-Reports / Debug-Logs: bis zur Bearbeitung durch unser Team, manuelle Löschung jederzeit möglich
• Rechnungs- und Zahlungsdaten: 10 Jahre gemäß § 147 AO und § 257 HGB

22. Deine Rechte (DSGVO)

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: info@agents4hire.de

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

23. Datensicherheit

Die Übertragung zwischen deinem Browser und unserem Server erfolgt ausschließlich verschlüsselt via HTTPS/TLS. Passwörter werden mit einem sicheren Hashing-Verfahren (scrypt mit Salt) gespeichert und sind für uns nicht lesbar. Daten und Modell-Server liegen in einem IONOS-Rechenzentrum in Deutschland (IONOS SE, Montabaur).

24. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist stets unter agents4hire.de/datenschutz.html abrufbar.