Stand: 3. November 2026 · agents4hire.de
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:
Ralph Rechert
Agents4Hire
Schillerstraße 21
73054 Eislingen/Fils
Deutschland
E-Mail: info@agents4hire.de
Vollständige Angaben im Impressum.
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; eine Bestellpflicht nach § 38 BDSG besteht für uns derzeit nicht.
Wir erheben und verarbeiten folgende personenbezogene Daten:
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich für folgende Zwecke:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).
Schreibt uns jemand über ein Formular auf dieser Website, bucht einen Termin, setzt sich auf die Warteliste oder bewirbt sich für ein Pilotprojekt, verarbeiten wir die dort gemachten Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Firma, Anschrift, Nachricht, Terminwunsch). Wir nutzen sie, um die Anfrage zu beantworten und den Termin oder das Pilotprojekt vorzubereiten. Die Angaben landen in unserem Postfach (IONOS, Deutschland) und, je nach Formular, in unserem CRM, in der Terminverwaltung oder in der Warteliste.
Bei einer Pilot-Bewerbung rufen wir anhand der Angaben automatisch die Website der angegebenen Firma ab und lassen über das Sprachmodell (IONOS AI Model Hub, Deutschland) kurz zusammenfassen, was die Firma macht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Angaben, sobald wir sie dafür nicht mehr brauchen.
Unsere Plattform-Infrastruktur (Datenbank, App-Server, Spracherkennung) läuft auf eigenen Servern bei IONOS SE (Montabaur, Deutschland; AVV gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen). Es findet keinerlei Übermittlung von Inhalten an US-Sprachmodell-Anbieter (z. B. OpenAI, Anthropic, Google Gemini) statt. Die folgenden Komponenten verarbeiten die Daten der Nutzer:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Wir setzen keinen Zahlungsdienstleister ein. Abgerechnet wird auf Rechnung; die Zahlung erfolgt per Überweisung.
Für die Rechnungsstellung verarbeiten wir die Rechnungsanschrift, gegebenenfalls die Umsatzsteuer-ID und die abgerechneten Beträge. Bankdaten erhalten wir nur insoweit, als sie aus der jeweiligen Überweisung auf unserem Kontoauszug erscheinen. Eine angegebene Umsatzsteuer-ID prüfen wir über die Abfrageschnittstelle der EU-Kommission (VIES); übermittelt wird dabei nur die Umsatzsteuer-ID.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten).
Rechnungen versenden wir von rechnung@agents4hire.de; an diese Adresse können auch Fragen zu Rechnungen und Zahlungen gerichtet werden. Das Postfach wird bei unserem E-Mail-Dienstleister in der EU betrieben (siehe Abschnitt zu den eingesetzten Dienstleistern).
Wird die Meeting-Funktion gestartet, nimmt der Browser oder die Desktop-App Audio-Chunks auf und überträgt sie an unseren Server. Dort werden sie zwischengespeichert, per lokal betriebener Spracherkennung (Whisper) transkribiert (ohne Zuordnung zu einzelnen Sprechern) und anschließend durch den IONOS AI Model Hub (IONOS SE, Montabaur, Deutschland; AVV abgeschlossen) in eine strukturierte Zusammenfassung (Titel, Entscheidungen, Aktionspunkte, offene Fragen) überführt. Die fertige Zusammenfassung wird als Notiz im Konto des Nutzers gespeichert.
Die Audio-Aufnahme und Transkription verbleiben auf unserem Server. Das Transkript wird zur Zusammenfassung an den IONOS AI Model Hub übermittelt (kein US-Anbieter, kein Modelltraining auf Nutzerdaten, Verarbeitung in Deutschland). Die Aufnahme startet erst, nachdem der Nutzer bestätigt hat, dass alle Teilnehmenden informiert sind; dafür ist der Nutzer verantwortlich. Das Audio wird nach Erstellung des Protokolls gelöscht, spätestens nach 24 Stunden.
Während der Aufnahme halten Browser bzw. Desktop-Widget eine Sicherungskopie des Audios auf dem Gerät, damit die Aufnahme nach einem Absturz nicht verloren geht. Sie wird gelöscht, sobald die Aufnahme abgeschlossen oder verworfen wird, spätestens nach 24 Stunden beim nächsten Öffnen.
System-E-Mails (Bestätigung, Passwort-Zurücksetzen, Benachrichtigungen, Berichte) und unser Geschäftspostfach laufen über Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Ltd. (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Dabei werden die E-Mail-Adresse der betroffenen Person und der Inhalt der jeweiligen Nachricht verarbeitet.
Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Microsoft verarbeitet die Daten im Rahmen der EU-Datengrenze grundsätzlich in der EU; eine Weiterverarbeitung durch die Microsoft Corporation (USA) ist nicht ausgeschlossen und erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) bzw. der Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wer die optionale Microsoft-365-Anbindung aktiviert, autorisiert über die Microsoft Graph API (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irland, mit Weiterverarbeitung durch die Microsoft Corporation, Redmond, USA) einen ausschließlich lesenden Zugriff auf die eigenen E-Mails. Auf Dateien in OneDrive oder SharePoint greifen wir nicht zu; das entsprechende Recht fordern wir seit dem 20.09.2026 nicht mehr an. Auch Schreib- oder Senderechte fordern wir bewusst nicht an: Nachrichten werden über diese Anbindung weder verändert noch verschickt. Entwürfe, die der Agent für den Nutzer schreibt, legt er — sofern ein Postfach verknüpft ist — über IMAP in dessen Entwurfsordner ab; abgeschickt wird nichts ohne den Nutzer. Der Zugriff erfolgt über OAuth 2.0 mit der expliziten Einwilligung des Nutzers und kann jederzeit in den Kontoeinstellungen widerrufen werden.
Für freigeschaltete Konten kann zusätzlich der Kalender verbunden werden, ebenfalls nur lesend (Rechte Calendars.Read und User.Read); Termine werden dabei nicht verändert. Die Inhalte des verbundenen Postfachs nutzen wir, um dem Nutzer Antworten und Entwürfe vorzuschlagen, Fachwörter und seinen Schreibstil zu lernen und — auf seinen Wunsch — Kontakte in sein CRM zu übernehmen.
Microsoft verarbeitet die Daten gemäß seiner Datenschutzrichtlinie. Soweit dabei Daten in die USA gelangen, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Microsoft zertifiziert ist, ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Wird in den Agenten-Einstellungen ein eigenes E-Mail-Konto hinterlegt (IMAP zum Lesen, SMTP zum Senden), werden die Zugangsdaten verschlüsselt in unserer Datenbank gespeichert. Der Verbindungsaufbau erfolgt direkt von unserem Server zum E-Mail-Anbieter des Nutzers; wir reichen keine Inhalte an Dritte weiter. Externe Bilder in angezeigten E-Mails werden nicht nachgeladen. Die Inhalte nutzen wir wie in Abschnitt 8 beschrieben: für Antwortvorschläge und Entwürfe, zum Lernen von Fachwörtern und Schreibstil und — auf Wunsch des Nutzers — zur Übernahme von Kontakten in sein CRM. Die Verknüpfung kann jederzeit in den Einstellungen entfernt werden.
Beim Diktieren überträgt der Browser bzw. die Desktop-App die Aufnahme an unseren Server. Dort wandelt eine lokal betriebene Spracherkennung sie in Text um. Das geschieht nur im Arbeitsspeicher: Weder die Aufnahme noch der erkannte Text werden auf unserem Server gespeichert; den Text erhält der Nutzer zurück und verwendet ihn selbst weiter.
Es ist kein externer Diktier- oder Cloud-Dienst beteiligt; die Aufnahme verlässt unseren Server nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung der vom Nutzer angeforderten Funktion).
Lässt sich ein Nutzer Texte vorlesen, wird die Sprache von einem auf unserem Server betriebenen Dienst erzeugt. Der Text verlässt unseren Server dabei nicht; es ist kein externer Sprachdienst beteiligt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Lässt ein Nutzer ein Bild erzeugen, wird seine Bildbeschreibung an die Bild-Schnittstelle der IONOS SE (Montabaur, Deutschland) übermittelt und dort verarbeitet. Ein Drittlandtransfer findet nicht statt; die Inhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Erzeugte Bilder tragen ein sichtbares Wasserzeichen und eine maschinenlesbare Herkunftsangabe im Bild (C2PA) — das ist die Kennzeichnung künstlich erzeugter Inhalte nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Rechercheanfragen laufen über eine von uns selbst betriebene Suchoberfläche auf unserem Server, die die Anfrage an öffentliche Suchdienste weiterreicht und deren Treffer zusammenführt. Übermittelt wird dabei ausschließlich der Suchbegriff, nicht die IP-Adresse und nicht die Kontodaten des Nutzers. Die abgefragten Suchdienste können ihren Sitz außerhalb der EU haben; da unser Server als Zwischenstelle auftritt, entsteht dabei kein Bezug zur Person des Nutzers, es sei denn, der Suchbegriff selbst enthält Personenangaben. Auch Webseiten, die ein Nutzer abrufen lässt, ruft unser Server ab.
Auch die Vorschaubilder der Bildersuche (im Workspace und im Desktop-Widget) lädt nicht das Gerät des Nutzers, sondern unser Server; er reicht sie an den Nutzer durch. Die Quellseiten sehen nur unseren Server, nicht die IP-Adresse und nicht die Kontodaten des Nutzers. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die Kartenkacheln der Kartenansicht im CRM holt unser Server bei der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich; Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission), speichert sie bis zu 30 Tage zwischen und reicht sie an den Nutzer durch. OpenStreetMap erhält nur den Kartenausschnitt, weder die IP-Adresse des Nutzers noch Kontaktdaten aus dem CRM.
Für das Job-Signal fragt unser Server öffentliche Stellenanzeigen bei der Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit ab und zeigt sie bei den passenden Firmen im CRM an; übermittelt werden dabei nur Suchbegriffe wie Beruf und Postleitzahl. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Werden Push-Benachrichtigungen in der App oder im Browser erlaubt, hinterlegen wir die vom Gerät erzeugte Push-Adresse und die zugehörigen Schlüssel in unserer Datenbank. Für die Zustellung übermitteln wir Benachrichtigungstext und Gerätekennung an den Push-Dienst des jeweiligen Browser- bzw. Geräteherstellers (z. B. Google, Mozilla, Apple oder Microsoft); dieser kann seinen Sitz außerhalb der EU haben. Wir verwenden den offenen Web-Push-Standard (VAPID), keinen kostenpflichtigen Zwischenanbieter.
Die Benachrichtigungen lassen sich jederzeit in den Einstellungen des Geräts oder des Kontos abschalten; die hinterlegte Push-Adresse wird dann gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Nutzer können einzelne Bildschirmaufnahmen (Screenshots) selbst auslösen, um sie in ihre Wissensdatenbank aufzunehmen oder einen Fehler zu melden. Aus dem Bild wird auf unserem Server per Texterkennung der enthaltene Text gewonnen; eine weitere automatische Auswertung einzelner Bildschirmfotos findet nicht statt. Für die Prozessaufnahme siehe Abschnitt 15a. Es wird nichts im Hintergrund und nichts ohne Auslösung durch den Nutzer aufgezeichnet.
Zu beachten ist, dass ein Bildschirmfoto auch Daten anderer Personen enthalten kann — für deren Aufnahme in die Wissensdatenbank ist der Nutzer verantwortlich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Für das Desktop-Widget gilt diese Erklärung insgesamt. Ergänzend gilt:
Beim Start und alle sechs Stunden fragt das Widget nach Updates (Version, IP-Adresse, keine Kontodaten); das lässt sich nicht abschalten. Solange der Nutzer angemeldet ist, ruft es seine Aufgaben, Erinnerungen, Termine, Hinweise und Einstellungen ab. Keine Nutzungsstatistik, keine automatischen Fehlerberichte, keine Gerätekennung, keine Programmliste. Zugriffsprotokolle des Servers löschen wir nach 7 Tagen.
Das Fehlerprotokoll liegt auf dem PC des Nutzers (etwa 4 MB, Älteres wird überschrieben). An uns geht es nur, wenn der Nutzer „Feedback senden“ oder „Log übermitteln“ wählt; dann speichern wir es bis 30 Tage nach Erledigung, höchstens 90 Tage. Updates installiert das Widget erst nach „Jetzt aktualisieren“; seit Version 1.5 nur mit gültiger digitaler Signatur.
Tastenkürzel laufen über die Windows-Funktion für globale Kürzel, ohne dauerhaften Tastatur-Hook. Für belegte Maustasten beobachtet das Widget Maustasten-Ereignisse, speichert und überträgt aber nichts; abschaltbar unter „Tasten- und Maus-Belegung“.
Das Mikrofon nutzt das Widget nur für Diktat, Meeting-Aufnahme und Pegeltest. Beim Diktat wandelt unser Server in Deutschland (lokal betriebene Spracherkennung) das Audio nur im Arbeitsspeicher in Text um; weder Audio noch Text werden gespeichert. Nach einem Diktat bleibt das Mikrofon bis zu zehn Minuten bereit; dabei wird nichts aufgenommen.
Meeting-Aufnahme (Abschnitt 6): Start erst nach Bestätigung durch den Nutzer, dass alle Teilnehmenden informiert sind; dafür ist der Nutzer verantwortlich. Transkription lokal auf unserem Server (Whisper). Gelöscht werden das Audio auf dem Server nach dem Protokoll und die Sicherungskopie auf dem Gerät nach Abschluss, beides spätestens nach 24 Stunden. Protokoll und Transkript bleiben im Konto des Nutzers, bis er sie löscht.
Nur, wenn der Nutzer eine Funktion dafür auslöst. Daten Dritter sollten möglichst nicht aufgenommen werden.
Anmelde-Token, Einstellungen und Fehlerprotokoll; verschlüsselt außerdem aufgezeichnete Abläufe, Datenbank-Zugänge und Abweichungsbilder.
Alles, was das Widget an uns überträgt, verarbeiten wir auf Servern in Deutschland. Ohne Aktivierung durch den Nutzer keine Übermittlung in Drittländer; Ausnahme ist die Websuche (siehe Abschnitt 13).
Verarbeitet ein Nutzer dabei Daten Dritter (etwa in Meetings, gespiegelten Ordnern, Firmendatenbanken oder Bildschirmaufnahmen), verarbeiten wir sie im Auftrag seines Unternehmens nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich ist dieses Unternehmen; Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Funktionen; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Update-Prüfung und sicheren Programmstand. Zugriffe auf den PC des Nutzers, die für die gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich sind: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
Für Sonderfunktionen — die Erzeugung von Videos mit sprechendem Avatar und die Synchronisierung individueller Stimmen — setzen wir Dienste aus den USA ein (HeyGen Inc. bzw. ElevenLabs Inc.). Diese Funktionen sind im Auslieferungszustand abgeschaltet und werden nur genutzt, wenn der Nutzer sie ausdrücklich aktiviert. Übermittelt werden der zu sprechende Text sowie — bei individuellem Avatar oder individueller Stimme — die vom Nutzer bereitgestellten Bild-, Video- oder Tonaufnahmen.
Werden Aufnahmen einer real existierenden Person verwendet, verarbeitet der jeweilige Anbieter biometrische Merkmale (Art. 9 DSGVO); dafür ist die ausdrückliche Einwilligung der abgebildeten bzw. sprechenden Person erforderlich. Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profilbildung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die KI erstellt Vorschläge und Entwürfe; die Entscheidung trifft der Nutzer.
Wir verwenden keine Tracking-Cookies und kein Analytics. Wir setzen nur technisch notwendige Cookies und Speichereinträge im Browser (bzw. in der Desktop-App): für die Anmeldung, für den Zugang zu Meetings und für die Einstellungen des Nutzers (z. B. Hell/Dunkel, zuletzt geöffneter Raum). Dafür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich.
Gelangt eine Person über eine Google-Anzeige auf unsere Pilotprojekt-Seite, enthält die Adresszeile eine von Google vergebene Klick-Kennung (gclid). Wird unser Bewerbungsformular abgesendet, speichern wir diese Kennung zusammen mit der Anfrage, um den Erfolg unserer Anzeigen zu messen. Dazu können wir ausschließlich die Klick-Kennung sowie Zeitpunkt und Art des Abschlusses an Google Ireland Ltd. übermitteln — keine Namen, keine Kontaktdaten, keine Inhalte der Anfrage. Es werden dafür keine Cookies gesetzt und keine Google-Skripte auf unserer Website geladen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung unserer Werbung). Dieser Verarbeitung kann jederzeit widersprochen werden: info@agents4hire.de.
Nutzer können in der Plattform gemeinsame Räume anlegen, um Notizen, Meetings und Wissensquellen mit anderen Nutzern zu teilen. Über Magic-Link-Einladungen können auch Externe eingeladen werden. Inhalte, die ein Nutzer in einen Raum verschiebt, sind ab diesem Zeitpunkt für alle Mitglieder des Raums sichtbar; sie fließen jedoch nicht in den persönlichen RAG-Index anderer Mitglieder. Der Eigentümer eines Raums kann Mitglieder und Einladungen jederzeit entfernen.
Betroffene Personen haben jederzeit das Recht auf:
Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an: info@agents4hire.de
Betroffene Personen haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.
Die Übertragung zwischen dem Browser des Nutzers und unserem Server erfolgt ausschließlich verschlüsselt via HTTPS/TLS. Passwörter werden mit einem sicheren Hashing-Verfahren (scrypt mit Salt) gespeichert und sind für uns nicht lesbar. Daten und Modell-Server liegen in einem IONOS-Rechenzentrum in Deutschland (IONOS SE, Montabaur).
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist stets unter agents4hire.de/datenschutz.html abrufbar.
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Löschung personenbezogener Daten sind wir erreichbar unter:
E-Mail: info@agents4hire.de